Samlade verktyg

Loppan för hållbart arbetsliv

Passar för: kollegor och arbetsgrupper
Tid: en fråga och några minuter

En vikbar pappersloppa med vardagsnära frågor om vad som fungerar, vad som skaver och vad ni skulle vilja förändra.

Loppan är tänkt att ligga på fikabordet och göra det enkelt och roligt att börja prata. Den är inte en enkät eller en arbetsmiljökartläggning. Samtalet är poängen.

Ladda ner loppan

Lär av vardagen tillsammans – After Action Review

Vad fungerade bra? Vad kunde vi ha gjort annorlunda? Genom att regelbundet reflektera tillsammans kan arbetsgruppen dra lärdom av sina erfarenheter, utveckla samarbetet och förbättra verksamheten.

Om After Action Review

After Action Review, AAR, är en strukturerad metod för gemensam reflektion och lärande. Arbetsgruppen utgår från en genomförd arbetsuppgift, ett möte, en särskild händelse eller en arbetsdag och undersöker tillsammans vad som hände och vad gruppen vill ta med sig till nästa gång.

Metoden handlar inte om att avgöra vem som gjorde rätt eller fel. Alla deltagare bidrar med sina delar av helheten för att skapa en gemensam bild av vad som fungerade, vad som kan utvecklas och hur gruppen kan arbeta vidare. Myndigheten för civilt försvar beskriver AAR som en strukturerad dialog där gruppen reflekterar både individuellt och gemensamt utifrån givna frågor. 

”När vi stannar upp tillsammans upptäcker vi sådant som annars lätt försvinner i nästa arbetsuppgift.”

AAR kan användas efter något avgränsat, men också som en återkommande del av arbetsvardagen. Reflektionen kan handla om både hur uppgiften löstes och hur samarbetet fungerade.

Forskningssammanställningar visar att strukturerad gemensam reflektion kan förbättra prestationer. En metaanalys som återges av Arbets- och miljömedicin visade en förbättring på omkring 20 till 25 procent för grupper som regelbundet använde AAR jämfört med kontrollgrupper. Effekten påverkas samtidigt av hur metoden används och i vilket sammanhang den genomförs. 

Det viktigaste är inte att varje reflektion leder till en stor förändring. Värdet ligger i att gruppen regelbundet får syn på fungerande arbetssätt, delar olika erfarenheter och väljer vad den vill göra på samma eller ett annat sätt nästa gång.

Så gör ni

Välj något konkret att reflektera över. Det kan vara:

• en arbetsdag eller arbetsvecka
• ett möte
• en arbetsuppgift eller ett uppdrag
• en förändring som har genomförts
• en situation som gruppen vill lära av

Låt alla som deltog få komma till tals och utgå från fem frågor:

1. Vad ville vi uppnå?
2. Hur blev det?
3. Vad gjorde vi bra och varför?
4. Vad fungerade mindre bra och vad kan vi förändra?
5. Vad tar vi med oss till nästa gång?

Frågorna motsvarar de grundfrågor för AAR som beskrivs av Arbets- och miljömedicin och Suntarbetsliv. 

Prata både om uppgiften och om samarbetet. Var nyfikna på att deltagarna kan ha upplevt samma situation på olika sätt. Målet är inte att få fram en enda sann berättelse, utan att förstå mer tillsammans.

Börja enkelt

En AAR behöver inte bli ett långt möte. Börja gärna med fem till tio minuter efter något som ligger nära i tid.

Om de fem frågorna känns för omfattande kan ni börja med två:

• Vad fungerade bra?
• Vad vill vi göra annorlunda nästa gång?

Börja med det som fungerade. Det hjälper gruppen att synliggöra arbetssätt som behöver bevaras och utvecklas, inte bara sådant som behöver förändras.

Det viktiga är inte hur länge ni pratar, utan att reflektionen återkommer och att ni tar vara på det ni kommer fram till.

Skapa ett samtal som leder till lärande

• Utgå från en konkret situation som deltagarna har gemensam erfarenhet av.
• Låt alla bidra utan att någon behöver försvara sig.
• Prata med varandra, inte om personer som inte är med.
• Skilj mellan reflektion och problemlösning. Frågor som kräver ett längre arbete kan tas vidare efteråt.
• Börja med det som fungerade innan ni går över till det som kan utvecklas.
• Välj en eller ett fåtal lärdomar att pröva nästa gång.
• Följ upp om lärdomarna har påverkat arbetet.

AAR ska inte användas för att utreda personliga konflikter eller peka ut enskilda. I vårdexemplet från Suntarbetsliv är en uttalad regel att deltagarna ska prata till varandra, inte om varandra, och att personliga konflikter hanteras i andra forum. 

Ett exempel från vården

På hand- och plastikkliniken vid Norrlands universitetssjukhus har AAR använts som en del av de dagliga morgonmötena. Efter genomgången av den kommande dagen reflekterar medarbetarna över föregående dag. Samtalet tar ungefär fem till sju minuter och alla som är i tjänst deltar.

Arbetsgruppen använder en anpassad och förenklad variant med två övergripande frågor:

• Hur klarade vi kärnverksamheten under gårdagen?
• Hur var den psykosociala arbetsmiljön?

Varje deltagare börjar med det som fungerade bra och går sedan vidare till det som fungerade mindre bra och möjliga förbättringar. Medarbetarna beskriver att arbetssättet har stärkt tryggheten, tilliten och samarbetet i arbetsgruppen. 

Exemplet visar att metoden kan anpassas efter verksamhetens behov utan att gruppen tappar den grundläggande rörelsen: stanna upp, dela erfarenheter och ta med lärandet framåt.

(Källa: Suntarbetsliv.se)

Prata om hur ni vill använda AAR

• I vilka situationer skulle vi ha störst nytta av att reflektera tillsammans?
• När skulle reflektionen kunna få plats i vår arbetsvardag?
• Vad behöver finnas för att alla ska kunna bidra?
• Vem kan hjälpa gruppen att hålla strukturen?
• Hur tar vi vara på det vi kommer fram till?
• När följer vi upp om våra lärdomar har påverkat arbetet?

Läs mer och kom igång

• För dig som vill börja använda After Action Review
  En kort och praktisk handledning från Myndigheten för civilt försvar om metodens bakgrund, frågor och genomförande. Handledningen omfattar 16 sidor och kan laddas ned kostnadsfritt.
  Ta del av handledningen om AAR (mcf.se)
• Strukturerad reflektion som arbetssätt
  En fördjupning från Arbets- och miljömedicin om metoden, forskningsstödet och hur gemensam reflektion kan bidra till lärande, förbättring och trygghet i arbetsgrupper.
  Läs om strukturerad reflektion som arbetssätt (ammnorr.se)

Läs om After Action Review

På sidorna om de åtta faktorerna hittar ni samtalsfrågor, övningar och verktyg som är anpassade till respektive område.

Där finns vid lanseringen bland annat:

• Återhämtningskartan under Balans mellan arbete och fritid

Fler verktyg kommer att läggas till efter hand.

Läs mer

Avsluta gärna samtalet med att fråga:

• Vad blev tydligare för oss?
• Vad fungerar redan bra och behöver bevaras?
• Vad behöver förändras?
• Vad kan vi påverka tillsammans?
• Vad behöver chefen eller arbetsgivaren hantera?
• Vem ansvarar för nästa steg?
• När följer vi upp?

Alla samtal behöver inte leda till en stor förändring. Nästa steg kan vara att pröva ett nytt arbetssätt, samla fler erfarenheter, be om ett beslut eller föra frågan vidare.

Hopp innebär inte att underskatta problemen. Det innebär att söka efter det som går att bevara, stärka eller förändra och göra nästa steg synligt.

Alla gör misstag och bedömningar som i efterhand kunde ha blivit annorlunda. När erfarenheterna delas kan arbetsgruppen lära tillsammans, utveckla arbetssätten och lättare upptäcka sådant som behöver förändras.

Om att lära av misstag

I arbetet uppstår situationer som inte blir som vi tänkt oss. Vi kan missförstå varandra, fatta beslut som visar sig mindre lyckade eller pröva arbetssätt som inte fungerar.

Ofta lär sig den som var med något av situationen. Men om erfarenheten stannar hos en person går arbetsgruppen miste om möjligheten att lära tillsammans.

Genom att regelbundet prata om sådant som inte blev som tänkt kan ni upptäcka återkommande mönster, utveckla arbetssätten och bidra till ett öppnare samtalsklimat.

Poängen är inte att leta efter vem som gjorde fel, utan att förstå mer och ta vara på erfarenheten.

Forskning om felhantering visar att organisationer behöver både förebygga misstag och kunna hantera och lära av dem som ändå inträffar. Lärandet underlättas av ett klimat där mänskliga misstag kan uppmärksammas och diskuteras.

Gör lärandet till en vana

Avsätt 15–20 minuter på ett teammöte eller en arbetsplatsträff. Pröva gärna att återkomma till samtalet under några månader.

Låt någon berätta om ett misstag, en felbedömning eller en situation som inte blev som tänkt. Börja med vardagliga händelser. Den som berättar behöver inte ha färdiga svar eller slutsatser.

Samtala utifrån frågorna:

1. Vad i berättelsen väcker vår nyfikenhet?
2. Vad vill vi förstå bättre?
3. Vilka nya tankar eller perspektiv får vi?
4. Känner vi igen situationen från andra sammanhang?
5. Vad kan vi ta med oss till vårt arbete?

Ni behöver inte bestämma en åtgärd varje gång. Om något behöver förändras, kom överens om vem som tar frågan vidare och när ni följer upp.

Lyssna för att förstå

När vi vet hur en situation slutade är det lätt att se vad som kunde ha gjorts annorlunda. Den som befann sig mitt i situationen hade inte tillgång till det facit som finns i efterhand.

För att samtalet ska leda till lärande:

• ställ nyfikna frågor
• lyssna innan ni ger råd
• försök förstå situationens förutsättningar
• undvik att bedöma eller leta efter en syndabock
• låt det vara frivilligt att dela egna erfarenheter
• rikta uppmärksamheten mot vad gruppen kan lära

Psykologisk trygghet handlar inte bara om att våga tala, utan också om att andra lyssnar och tar det som sägs på allvar. 

Ni kan också utgå från en situation som flera i gruppen har upplevt. Samtalet ersätter inte ordinarie rutiner för att rapportera, utreda och följa upp avvikelser eller incidenter.

Börja enkelt

Det kan kännas ovant att berätta om något som inte gick som planerat. Börja därför med mindre, vardagliga situationer och med någon som själv vill dela en erfarenhet.

En chef eller samtalsledare kan bidra genom att gå före, visa nyfikenhet och undvika snabba bedömningar. Att öppet tala om misstag kan avdramatisera dem och göra erfarenheterna tillgängliga för fler. 

Avsluta gärna med:

Vad vill vi komma ihåg nästa gång vi möter en liknande situation?

Läs mer

• En lärande organisation – Socialstyrelsen
  Om att lära av både positiva och negativa händelser och om chefers ansvar att skapa tid och förutsättningar för rapportering, analys och samtal.
  Läs En lärande organisation (socialstyrelsen.se) 
• Psykologisk trygghet handlar också om att lyssna – Suntarbetsliv
  Om öppenhet, lyssnande och betydelsen av att det som kommer fram också tas på allvar.
  Läs om psykologisk trygghet och lyssnande (suntarbetsliv.se) 
• Inför Fuck up-Fridays och punktera nollfelskulturen – Chef
  Ett exempel på hur arbetsplatser kan avdramatisera misstag och använda dem som utgångspunkt för gemensamt lärande.
  Läs artikeln om att prata öppet om misstag (chef.se)

Är du förtroendevald? Vi kommer efter hand att fylla på med material som hjälper dig att presentera Hållbart arbetsliv, leda samtal och ta frågor vidare i det fackliga arbetet.

På den inloggade sidan kan det efter hand finnas:

• talarmanus och presentationsmaterial
• stöd för medlemsmöten och arbetsplatsträffar
• samtalsledarguider
• utskriftsmaterial
• stöd för dokumentation och uppföljning
• vägledning för när en fråga behöver tas vidare fackligt